피라미드 구조의 문서작성법

피라미드 구조의 문서작성법

 

맥킨지 출신 민토 "논리적 글을 쓰는 기술은 끊임없는 훈련을 통해 이뤄지는 습관"

문서 작성자의 고민은 '어떻게 해야 내가 작성한 기획서가 최고가 될 것인가'입니다. 

이와 관련, 혹자는 '논리적 글이란 타고나는 것'이라고 말합니다. 

이와 관련. 바바라 민토(Babara Minto)는 논리적 글을 쓰는 기술은

 '타고난 재능이 아니라 끊임없는 훈련을 통해 이뤄지는 습관'이라고 말합니다. 

 

하버드 경영대학원 출신인 민토는 맥킨지 최초의 여성 컨설턴트로 입사, 

'문서 작성의 귀재'로 인정받아 유럽 각국의 맥킨지 컨설턴트를 대상으로 보고서 작성을 지도하는 책임자가 되었습니다. 

민토는 1973년 독립해 민토 인터내셔널 사를 설립, 민토 피라미드 원칙을 이용한 보고서 작성법과 분석법, 

프리젠테이션 방법을 가르치고 있습니다.

피라미드는 가장 중요한 사항을 맨 맨저 밝히고 나중에 궁금증을 해결하는 구조

피라미드식으로 글을 구성해야 간결하고 핵심을 꿰뚫는 보고서를 작성할 수가 있습니다. 

피라미드 구조는 맨 꼭대기에서 결론과 같은 가장 핵심적인 사항을 먼저 말하고 

그 다음에(혹은 밑에서) 왜 그런 결론을 내리게 됐는지 밑으로 내려 가면서 궁금증을 풀어 줍니다. 

생각은 그루핑과 요약의 프로세스로, 민토는 피라미드 구조를 통해 독자의 메시지를 신속하게 이해할 수 있다고 강조합니다.

피라미드 구조로 문서를 작성하려면 꼭 지켜야 할 세 가지 규칙이 있습니다.

1. 어느 계층에 있는 메시지든 하위 그룹의 메시지를 요약해야 한다.

2. 그룹내의 메시지는 논리적으로 동일한 종류여야 한다.

3. 그룹내의 메시지는 항상 논리적 순서로 배열되어야 한다.

이번에는 똑같은 내용에 대해, 잘못된 피라미드 구조를 사용한 경우와 제대로 된 피라미드를 사용한 경우를 살펴보겠습니다. 

우선, 잘못된 피라미드 구조를 사용한 경우를 살펴보겠습니다.

안건: 소매가격 자료조사 (잘못된 메모)

일전에 우리는 소매가격 자료조사(RPDS:Retail Price Data Survey)와 관련해 두 가지를 보완해줄 것을 부탁 드렸습니다. 

이와 별도로 실제 조사 대상 가게를 변경하는 방안도 고려해 줄 것을 부탁 드리겠습니다. 

현재 차고와 식료품 가게 등을 포함해서 시장 가격을 왜곡하는 경향이 있는 B급 가게들이 상당수 조사 대상에 포함되어 있습니다. 

조사 대상에 해당하는 7백5개의 가게 가운데 34%인 2백43개만이 A급 가게입니다. 

이 가게들은 거래량이 많은 곳들로 경쟁력을 매우 중요하게 여깁니다.

따라서 B급 가게까지 포함시킬 경우 우리의 핵심 시장에서 실질적인 가격 현황을 제대로 파악하지 못할 것이라고 판단되므로, 

34%의 A급 가게만을 대상으로 조사할 것을 요청합니다. 

이것이 조사 대상에 A급 가게들을 더 많이 포함시켜 주시길 바랍니다. 

아울러 좀더 세밀한 조사를 부탁 드립니다. 

RPDS가 점차 중요해지고 있으므로 

조사된 자료가 시장 상황을 제대로 반영할 수 있도록 필요한 모든 조치를 취해야 합니다. 

협조 부탁 드립니다.

이를 피라미드 구조로 정리하면 다음과 같습니다. 과연 뭐가 잘못된 것일까요?

이번 메모가 불명확한 것은 피라미드의 세 가지 규칙을 제대로 따르지 않았기 때문입니다. 

우선 '조사 대상가게의 변경을 고려하라', 'B급 가게들이 시장 가격을 왜곡시킨다'는 메시지는 

서로 다른 사각형(혹은 다른 그룹)에 있지만 같은 그룹(혹은 같은 사각형)내에 속한 메시지입니다. 

다시 말하면 조사 대상가게의 변경을 고려하는 이유가 B급 가게들이 시장 가격을 왜곡시키기 때문이니까 같은 사각형에 있어야 합니다. 

바로 '그룹내의 메시지는 동일한 종류여야 한다'는 규칙을 어겼습니다. 

또한 '조사방법 변경' ,'좀 더 세밀한 조사'가 필요한 궁극적인 이유는 '조사대상 가게의 변경을 고려하라'를 위해서가 아닙니다. 

궁극적인 이유는 '조사자료가 시장상황을 반영하도록 만들기 위해서'로, 

이 내용이 피라미드 맨 꼭대기 사각형에 들어가야 합니다. 

따라서 그룹내의 메시지는 논리적 순서로 배열해야 한다는 규칙을 어겼습니다.

이같은 분석을 기초로 제대로 된 피라미드를 사용한 메모를 살펴보겠습니다.

안건: 소매가격 자료조사 (잘된 메모)

알다시피, RPDS가 점차 중요해지고 있으므로 조사된 자료가 시장 상황을 제대로 반영할 수 있도록 필요한 모든 조치를 취해야 합니다. 

이를 위해 조사 대상 가게를 변경하는 방안에 대해 검토해주실 것을 부탁 드립니다.

1. A급 가게들만 조사한다. 현재 차고와 식료품 가게 등을 포함해서 상당수 B급 가게들이 조사 대상에 포함되어 있는데, 

이런 가게들은 시장 가격을 왜곡하는 경향이 있습니다. 

조사 대상에 해당하는 7백5개의 가게 가운데 34%인 2백43개만이 A급 가게입니다. 

이 가게들은 거래량이 많은 곳들로 경쟁력을 매우 중요하게 여깁니다. 

따라서 B급 가게까지 포함시키면 우리의 핵심 시장에서 실질적인 가격 현황을 제대로 파악할 수 없습니다.

2.A급 가게 수를 늘린다. A급 가게들을 더 많이 조사대상에 포함시켜야 합니다.

3.좀 더 세밀한 조사가 필요하다.

(중앙일보 미디어마케팅연구소 송명석)